Kanban-Board

Jim Downing / flickr (CC BY-SA 2.0)

Projekt- und Selbstorganisation mit Kanban

Eine funktionierende Projekt- und Selbstorganisation ist für den produktiven Arbeitsalltag der meisten Menschen unverzichtbar. Es mag einige Genies geben, die das Chaos beherrschen aber das dürfte eine Minderheit sein. Da ich mich nicht zur genannten Spezies zähle, habe ich mich auf die Suche nach einem passenden Konzept zur Strukturierung und Planung meiner täglichen Arbeit begeben.

Im Bereich der Softwareentwicklung stolpert man in den Lehrbüchern schnell über einige Strategien und Hilfsmittel, die derartiges versprechen. Bereits nach kurzer Recherche bin ich bei Kanban hängen geblieben. Kanban gehört zu den Standardwerkzeugen im Umfeld der agilen Softwareprojekte. Entwickelt wurde die ursprüngliche Kanban-Methode von der japanischen Toyota Motor Corporation. Ziel war es, die unzulängliche Produktivität im Verhältnis zu den amerikanischen Konkurrenzunternehmen zu steigern.1

Besonders für visuelle Wahrnehmungstypen bietet die Kanban-Methode in Kombination mit dem Kanban-Board ein ideales Hilfsmittel für die Arbeits- und Selbstorganisation. Auf einem Blick lassen sich damit Fortschritt und ggf. Probleme in Projekten erkennen. Der Aufwand hält sich dabei in Grenzen. Kanban lässt sich sowohl in Projekten, als auch für die individuelle Arbeit einsetzen.

Agilität

Besonders verbreitet ist Kanban in Softwareprojekten. Dabei lassen sich sowohl klassische Softwaremodelle, als auch agile Modelle abbilden. Andere Einsatzgebiete sind das Qualitäts- oder Change-Management. Auch hier ist das Ziel, mit Hilfe vieler kleiner Aufgaben bzw. Änderungen den Zustand eines Erzeugnisses oder die Effizienz eines Unternehmens zu verbessern. Die Phasen, die die Aufgaben jeweils auf dem Weg zur Fertigstellung durchlaufen müssen, können frei definiert werden. Ebenso wie eine maximale Anzahl an Aufgaben in den einzelnen Phasen (Limits).
Erledigte Aufgaben können jedoch im Sinne der agilen Softwareentwicklung den Arbeitsprozess erneut durchlaufen. Die Aufgabenverteilung wird über das sog. Pull-Prinzip geregelt. Aufgaben werden mit ihrem Anfallen und in Selbstzuteilung erledigt. Bedarf es einer strukturierteren Vorgehensweise, lassen sich die Aufgaben auch priorisieren.

Simplizität durch Reduktion

Das Prinzip hinter Kanban ist die Atomisierung von Aufgaben. Zudem soll Kanban den Arbeitsfluss innerhalb von Projekten verbessern. Jede anfallende Aufgabe durchläuft den Arbeitsprozess der definierten Phasen. Die Limitierung von Aufgaben in den einzelnen Phasen sorgt für eine fokussierte Aufgabenbewältigung und vermeidet ein Drumherum Arbeiten. Daraus resultiert eine Art Workflow, in dem die Verweildauer der Aufgaben in den jeweiligen Phasen sehr gering gehalten wird. So entstehen weniger Wartezeiten, verursacht von in Abhängigkeit stehenden Arbeiten. Zeitkritische Aufgaben fallen dabei schnell auf und können gesondert betrachtet. Jede Aufgabe ist zu einem Zeitpunkt nur genau einer Phase zugeordnet.

Visualisierung

Die Kanban-Methode ist eng verknüpft mit dem Kanban-Board. Dieses stellt die visuelle Schnittstelle zwischen dem Projekt und den beteiligten Akteuren dar. Häufig wird das Kanban-Board mit Hilfe eines Whiteboards realisiert. Die Phasen werden als Swimlanes dargestellt. Die Anzahl und Unterteilung der Phasen hängt dabei vom Einsatzgebiet ab. Klebezettel repräsentieren einzelne Aufgaben. Durch den Einsatz verschiedener Farben lassen sich bspw. die Zuständigkeit oder Dringlichkeit der Aufgaben kennzeichnen. Der Ausgestaltung sind dabei kaum Grenzen gesetzt. Die Übersichtlichkeit sollte aber nicht unter der Kreativität leiden.
Diese einfache und leicht zu erfassende Darstellung sorgt für ein hohes Maß an Transparenz. Sowohl für Entwickler, als auch für Projektverantwortliche ist das Board eine gute Grundlage für Zeitplanung und bildet stets den aktuellen Projektstatus ab. Mögliche Engpässe lassen sich so frühzeitig erkennen.

Fazit

Kanban ist eine einfache aber effektive Methode zur Projektplanung und -steuerung. Die Verwendung eines Kanban-Boards bietet allen Beteiligten einen schnellen Überblick über den Projektfortschritt und bildet eine gute Grundlage zur Arbeitsverteilung. Bei großen Projekten und Teams wird die Darstellung allerdings schnell unübersichtlich. Ideales Einsatzgebiet ist die Softwareentwicklung oder Optimierung von Prozessen.

Vorteile

Nachteile

  1. Wikipedia: Kanban